Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI SKLEPU INTERNETOWEGO VINYL VIBE

obowiązująca od 7 września 2026 r.

§ 1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego Vinyl Vibe dostępnego pod adresem www.vinylvibe.pl, w szczególności klientów, użytkowników Konta, osób kontaktujących się ze Sprzedawcą, zapisujących się do Newslettera oraz publikujących opinie.
Polityka została przygotowana w szczególności na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”).
Zasady wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii zostały opisane w odrębnej Polityce cookies.

§ 2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Pracownia Krystian Liberadzki
ul. Lipowa 48
96-126 Godzianów
Polska

NIP: 8361819783
REGON: 381779940

dalej jako „Administrator”.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

e-mail: pracownia@vinylvibe.pl
telefon: 570628423
adres korespondencyjny: Pracownia Krystian Liberadzki, ul. Lipowa 48, 96-126 Godzianów.

§ 3. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać w szczególności:

a) imię i nazwisko,
b) adres dostawy i adres rozliczeniowy,
c) adres e-mail,
d) numer telefonu,
e) nazwę firmy,
f) NIP oraz inne dane potrzebne do wystawienia faktury,
g) informacje dotyczące złożonych Zamówień, zakupionych Produktów, płatności i dostawy,
h) treść korespondencji ze Sklepem,
i) dane dotyczące reklamacji, zwrotów i odstąpień od Umowy,
j) dane związane z Kontem Klienta,
k) adres e-mail podany w związku z Newsletterem,
l) dane związane z publikowanymi opiniami,
m) dane techniczne dotyczące urządzenia i korzystania ze Sklepu, takie jak adres IP, typ urządzenia, typ przeglądarki, system operacyjny, data i czas połączenia oraz informacje zawarte w logach serwera,
n) dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii – w zakresie zależnym od dokonanych przez Użytkownika wyborów dotyczących cookies.

Administrator co do zasady pozyskuje dane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.
Dane mogą być również pozyskiwane:

a) od operatorów płatności – w zakresie informacji o statusie płatności,
b) od firm kurierskich i transportowych – w zakresie informacji dotyczących realizacji dostawy,
c) od dostawców logowania zewnętrznego, np. Google lub Facebook, jeżeli Użytkownik sam zdecyduje się skorzystać z takiej metody logowania,
d) automatycznie podczas korzystania ze Sklepu – w szczególności za pośrednictwem logów i plików cookies.

§ 4. Cele i podstawy przetwarzania danych

1. Składanie i realizacja Zamówień

Dane są przetwarzane w celu:

a) przyjęcia Zamówienia,
b) zawarcia i wykonania Umowy sprzedaży,
c) przygotowania lub wykonania Produktu,
d) obsługi płatności,
e) organizacji dostawy,
f) kontaktu dotyczącego realizacji Zamówienia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy.

2. Zamówienia indywidualne

W przypadku Produktów wykonywanych według indywidualnych wymiarów lub specyfikacji dane oraz informacje przekazane przez Klienta mogą być przetwarzane w celu przygotowania projektu, wyceny, ustalenia parametrów Produktu i wykonania Zamówienia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Obsługa Konta Klienta

Dane są przetwarzane w celu utworzenia i prowadzenia Konta, umożliwienia logowania oraz dostępu do funkcjonalności dostępnych dla zalogowanych Użytkowników.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4. Kontakt z Administratorem

Jeżeli Użytkownik kontaktuje się ze Sklepem poprzez e-mail, telefon, formularz kontaktowy lub w inny sposób, dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Jeżeli kontakt zmierza do zawarcia lub wykonania Umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W pozostałych przypadkach podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i zapytań.

5. Reklamacje, zwroty i odstąpienia od Umowy

Dane mogą być przetwarzane w celu:

a) obsługi reklamacji,
b) realizacji prawa odstąpienia od Umowy,
c) obsługi zwrotów,
d) rozwiązywania problemów związanych z dostawą lub uszkodzeniem Produktu.

Podstawą przetwarzania jest w zależności od sytuacji:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie Umowy,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego,
lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

6. Obowiązki podatkowe i księgowe

Dane zawarte w fakturach, dokumentach księgowych i dokumentacji sprzedaży są przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i księgowych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w zakresie koniecznym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z działalnością Sklepu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.

8. Newsletter

Jeżeli Użytkownik zapisze się do Newslettera, jego adres e-mail będzie wykorzystywany w celu przesyłania informacji o nowościach, Produktach, promocjach oraz działalności Vinyl Vibe.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika.

Przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną odbywa się również na podstawie zgody wymaganej przez obowiązujące przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z Newslettera, w szczególności poprzez:

a) link znajdujący się w przesyłanej wiadomości,
b) kontakt na adres pracownia@vinylvibe.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9. Opinie o Produktach

Jeżeli Użytkownik zdecyduje się opublikować opinię dotyczącą Produktu, Administrator może przetwarzać dane związane z opinią w celu jej publikacji, moderacji, zapewnienia wiarygodności systemu opinii i przeciwdziałania nadużyciom.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na umożliwieniu klientom dzielenia się doświadczeniami dotyczącymi Produktów i zapewnieniu wiarygodności opinii.

10. Bezpieczeństwo Sklepu i zapobieganie nadużyciom

Dane techniczne, logi oraz informacje dotyczące korzystania ze Sklepu mogą być przetwarzane w celu:

a) zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu,
b) wykrywania błędów i awarii,
c) zapobiegania oszustwom i nadużyciom,
d) ochrony Kont Użytkowników,
e) ustalenia przyczyn incydentów technicznych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

11. Analityka strony internetowej

Jeżeli Użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę w panelu ustawień cookies, Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych, w szczególności Google Analytics, w celu:

a) pomiaru ruchu na stronie,
b) tworzenia statystyk,
c) analizy sposobu korzystania ze Sklepu,
d) oceny popularności Produktów,
e) ulepszania funkcjonalności i treści Sklepu.

Jeżeli w związku z tym dochodzi do przetwarzania danych osobowych, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę poprzez „Ustawienia plików cookies”.

12. Marketing i personalizacja

Jeżeli Sklep wykorzystuje narzędzia marketingowe oparte na cookies lub podobnych identyfikatorach, są one uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody Użytkownika.

Mogą one służyć w szczególności do:

a) pomiaru skuteczności reklam,
b) tworzenia grup odbiorców,
c) wyświetlania reklam dopasowanych do zainteresowań,
d) remarketingu.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda.

§ 5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych podczas składania Zamówienia jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania Umowy.
Brak podania danych niezbędnych do realizacji Zamówienia może uniemożliwić jego złożenie lub wykonanie.
Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale bez danych umożliwiających kontakt Administrator może nie być w stanie odpowiedzieć na wiadomość.
Podanie adresu e-mail w celu otrzymywania Newslettera jest całkowicie dobrowolne.
Wyrażenie zgody na analityczne, funkcjonalne lub marketingowe pliki cookies jest dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu.

§ 6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Sklepu – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.
Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

a) dostawca platformy sklepowej Shoper – cyber_Folks S.A.,
b) dostawcy usług hostingowych i informatycznych,
c) dostawcy poczty elektronicznej i innych narzędzi komunikacji,
d) firmy kurierskie, przewoźnicy oraz podmioty organizujące transport,
e) operatorzy płatności, zależnie od metody wybranej przez Klienta, w szczególności dostawcy takich usług jak Przelewy24, PayU, Autopay lub PayPal, jeżeli dana metoda jest aktualnie dostępna w Sklepie,
f) banki,
g) podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe i prawne,
h) dostawcy systemów obsługi Newslettera,
i) Google – w przypadku korzystania z usług Google,
j) Meta Platforms – w przypadku korzystania z usług Facebooka lub odpowiednich integracji,
k) inne podmioty dostarczające narzędzia analityczne lub marketingowe, jeżeli Użytkownik wyraził zgodę na ich użycie.

Niektóre z wymienionych podmiotów przetwarzają dane w imieniu Administratora na podstawie odpowiednich umów, natomiast inne – w szczególności niektórzy operatorzy płatności, dostawcy usług społecznościowych lub usług Google – mogą działać jako niezależni administratorzy danych zgodnie z własnymi zasadami prywatności.
Dane mogą zostać również przekazane uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

§ 7. Logowanie przez Google lub Facebook

Sklep może umożliwiać utworzenie Konta lub zalogowanie się przy użyciu konta Google albo Facebook.
Skorzystanie z tej funkcji jest dobrowolne.
W przypadku jej użycia odpowiedni dostawca może przekazać Sklepowi dane niezbędne do utworzenia lub obsługi Konta, w szczególności identyfikator konta, imię i nazwisko lub adres e-mail – zależnie od zakresu udostępnionego przez Użytkownika i dostawcę.
Google oraz Meta przetwarzają dane również jako niezależni administratorzy zgodnie z własnymi politykami prywatności.

§ 8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator korzysta z usług dostawców technologicznych działających na rynku międzynarodowym.
W związku z korzystaniem z usług takich podmiotów jak Google, Meta, PayPal lub innych globalnych dostawców technologii dane mogą w określonych sytuacjach być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Przekazywanie danych odbywa się wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz zastosowano wymagane zabezpieczenia, w szczególności:

a) decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony,
b) uczestnictwo odbiorcy w odpowiednim mechanizmie uznanym przez Komisję Europejską, w tym EU–U.S. Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie,
c) standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
d) inne zabezpieczenia przewidziane w RODO.

Informacje dotyczące zasad transferu przez konkretnego dostawcę są dostępne w jego polityce prywatności.

§ 9. Okres przechowywania danych

Dane związane z Zamówieniem będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania Umowy, a następnie przez okres konieczny do realizacji obowiązków prawnych oraz do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.
Dokumentacja podatkowa i księgowa jest przechowywana przez okres wymagany obowiązującymi przepisami.
Dane dotyczące reklamacji, zwrotów i odstąpień od Umowy mogą być przechowywane do czasu zakończenia sprawy, a następnie do upływu okresu, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń.
Dane Konta Klienta są przetwarzane do chwili jego usunięcia, a po usunięciu mogą być przechowywane w ograniczonym zakresie, jeżeli jest to konieczne do realizacji obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.
Dane związane z korespondencją są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – przez okres konieczny do ochrony przed roszczeniami.
Dane przetwarzane na podstawie zgody są co do zasady przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przechowywania.
Adres e-mail związany z Newsletterem jest przetwarzany do czasu rezygnacji z Newslettera.
Administrator może przechowywać informację potwierdzającą udzielenie lub wycofanie zgody przez okres konieczny do wykazania zgodności z prawem.
Dane techniczne i logi są przechowywane przez okres uzasadniony względami bezpieczeństwa i prawidłowego działania systemu.
Szczegółowe zasady przechowywania informacji uzyskiwanych za pomocą cookies znajdują się w Polityce cookies oraz w panelu ustawień cookies.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osoba, której dane dotyczą, może mieć prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych,
otrzymania kopii danych,
sprostowania nieprawidłowych danych,
uzupełnienia niekompletnych danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania danych,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:

pracownia@vinylvibe.pl

Administrator może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli jest to konieczne do ochrony jej danych przed udostępnieniem osobie nieuprawnionej.

§ 11. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli Użytkownik uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, w Polsce – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę na odpowiednie pliki cookies, narzędzia analityczne lub marketingowe mogą analizować jego aktywność w Sklepie w celu tworzenia statystyk, dopasowywania treści lub reklam.
Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę poprzez panel „Ustawienia plików cookies”.

§ 13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

a) utratą,
b) zniszczeniem,
c) nieuprawnionym dostępem,
d) nieuprawnioną zmianą,
e) ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go w związku z wykonywanymi zadaniami lub świadczonymi usługami.
Administrator regularnie dostosowuje stosowane zabezpieczenia do charakteru przetwarzanych danych oraz dostępnych rozwiązań technicznych.

§ 14. Zewnętrzne strony internetowe

Sklep może zawierać odnośniki do stron lub serwisów podmiotów trzecich, np. mediów społecznościowych, operatorów płatności lub innych usług.
Po przejściu do takiej strony dane są przetwarzane zgodnie z zasadami danego podmiotu.
Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności danego usługodawcy.

§ 15. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

a) zmiany przepisów prawa,
b) zmiany sposobu funkcjonowania Sklepu,
c) wdrożenia nowych funkcjonalności,
d) zmiany dostawców usług,
e) zmiany sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie Sklepu.
Przy istotnych zmianach Administrator może dodatkowo poinformować Użytkowników w odpowiedni sposób.

Polityka obowiązuje od 7 września 2026 r.